De styr vården från ett digitalt kontrolltorn

Telefonsamtal hit och dit i jakten på en ledig vårdplats är historia på Johns Hopkins sjukhus. Faxen som gick varm mellan ambulansdirigeringen och kliniken och vårdplatskoordinatorn. Numera sitter ambulansdirigeringen och vårdplatskoordinatorerna i samma rum, med tillgång till samma data på stora skärmar.

Realtidsdata som ”aldrig är äldre än 30 sekunder”, enligt systemets grundare Jim Scheulen, chefsadministratör på sjukhuset. Det tog två år att utveckla systemet som från början handlade om att få in fler patienter till vårdplats snabbare, men som redan nu har utvecklats till så mycket mer.

– Bara att få de här personerna att sitta i samma rum betydde oerhört mycket. De gillade inte ens varandra innan, eftersom ett samtal från den andre alltid betydde att denne ville ha något. Men första dagen med det nya systemet stod jag och min kollega Mary Jacobs och tittade på vad som hände. Vi såg hur en person som fick samtal om patientflytt från ett annat sjukhus vände sig om och pratade direkt med ambulansdirigeringen efter att ha fått okej att ta emot patienten. Ambulansdirigeringen fixade med transport direkt och vårdplatskoordinatorn hittade en vårdplats inom samma samtal. Det var en stor upplevelse, säger Jim Scheulen.

Även i USA kan sjukvårdspersonal backa lite inför uttrycket effektivitet. Men Jim Scheulen och hans kollega Mary Margaret Jacobs fick med sig personalen i ett omvälvande arbete för att göra patientens väg så smidig som möjligt. Inom alla avdelningar fanns det engagerad personal som ville minska väntetider, minimera antalet inställda operationer och öka kapaciteten på sjukhuset att ta emot patienter som behövde mer specialiserad vård.

Resultaten är slående. Redan efter drygt ett år med det så kallade ”capacity command centre” och nya arbetssätt har Johns Hopkins minskat väntetiden på akuten från 2,5 timmar till en halvtimme, ökat kapaciteten att ta emot patienter trots oförändrad storlek på vårdpersonalen samt minskat antalet operationer som inte utförs på utsatt tid från 20 om dagen till tre om dagen.

– Störst skillnad har vi gjort inom kirurgin. Där fick patienter ofta ligga kvar i operationssalen på grund av att det var fullt på uppvaket eller för att vi hade bokat för många operationer. De brydde sig ju inte. Men patienten som egentligen skulle ha rullats in i operationssalen bryr sig. De har inte ätit, de är oroliga, du kan ju tänka dig hur de känner inför en senarelagd operation. Eller ännu värre – inställd, säger Jim Schuelen.

Förr kunde varje enskild kirurg själv bestämma hur lång tid dennes operationer skulle ta, och varje kirurg hade sin egen sekreterare som lade operationsschema. Med det nya systemet har färre personer mandat att lägga operationsschema. Kirurgernas operationstider har synkats och de planeras ta ungefär lika lång tid.

– På Johns Hopkins kräver sådant här förändringsarbete konsensus. Så vi fick prata med var och en av kirurgerna vars operationstider stack ut och fanns det goda skäl för att deras tog längre tid fick det vara så, säger han.
Nästa steg är att komma ännu närmare kliniskt arbete genom att använda systemet till att förebygga eller så snabbt som möjligt behandla sepsis.

– Att underlätta flödet var bara början, säger Jim Scheulen.

Hans bästa tips till den som vill ta stora kliv med digitaliseringen och förändringen av sjukvården? ”Think big, act small and start now”.

Se hur kontrollcentret ser ut och fungerar i videon nedan.

CHARLOTTA KJELLBERG