Få hela storyn
Starta din prenumeration

Prenumerera

Nyheter

Datorkrångel ledde till sen cancerdiagnos

Publicerad: 5 september 2007, 11:00

Otydliga rutiner och luriga datasystem ledde till att ett provsvar kom bort och en patient med hudcancer fick sin diagnos flera månader senare än vad som annars varit möjligt. Nu har hela Skånes primärvård fått nya rutiner för remisshantering.


En kvinna i 75-årsåldern besökte en vårdcentral i Skåne för att kontrollera sitt blodtryck. Då upptäckte den vikarierande läkaren att kvinnan hade en hudförändring på armen.Hon fick tid för att operera bort fläcken på vårdcentralen en månad senare. Hudförändringen skickades till den patologisk/cytologiska kliniken vid Universitetssjuhuset i Lund för analys.

Sedan gick tiden. Fyra månader senare fick vårdcentralen en förfrågan om kvinnan kunde vara med i en studie om malignt melanom. Då visade det sig att både remissen och provsvaret från cytologkliniken hade försvunnit – varken personalen på vårdcentralen eller patienten själv visste att hon hade cancer.

Diagnos och därmed behandling hade fördröjts i flera månader. Det går inte att säga med säkerhet om förseningen påverkade patientens prognos negativt, men händelsen blev en tankeställare för både vårdcentralen och Skånes primärvård.

– Det vi framför allt har lärt oss är att man måste vara mycket observant på hur man skriver en remiss och att nya läkare får bra utbildning i journalsystemen eftersom de skiljer sig åt, säger Nils I Nilsson, chefläkare för Primärvården Skåne, som anmälde händelsen till Socialstyrelsen enligt lex Maria.

På patologisk/cytologiska kliniken togs remissen emot, provet analyserades, svaret signerades, skrevs ut och debiterades vårdcentralen.
Rutiner saknades

Riktigt vad det var som hände med remissvaret har inte gått att fastställa, det går inte att bevisa att det skickades till vårdcentralen. Men enligt Carin Gyllander, byrådirektör på den regionala tillsynsenheten i Malmö, var det en kedja av olyckliga omständigheter som ledde till att ingen på vårdcentralen märkte att svaret saknades.

En förklaring av teknisk natur är att det fanns två olika sätt att skriva remisser i journalsystemet Prof Doc som används på vårdcentralen. Om den ena ingången i systemet används sparas remissen, men inte i den andra. Den vikarierande läkaren, som aldrig tidigare arbetat med Prof Doc, använde sannolikt fel ingång, vilket ledde till att remissen inte sparades. Därigenom registrerades den heller inte för bevakning på vårdcentralen.

Socialstyrelsen pekar också på att det på den aktuella vårdcentralen inte fanns några skriftliga rutiner för hur remiss- och provsvarshanteringen skulle ske. Det var vid den aktuella tidpunkten upp till varje läkare att själv kontrollera sin remissbevakning. Varken den vikarierande läkaren eller hennes handledare kände till detta, och det är dessutom ett system som inte är förenligt med Socialstyrelsens föreskrifter.

- En viktig orsak till det som hände var att vårdcentralen saknade patientsäkra rutiner för remissbevakning, en annan att den nya läkaren vid introduktionen inte hade fått fullständig information om datasystemet, säger Carin Gyllander.

Viktigt med introduktion

Orsakerna bakom händelsen – bristande remissbevakning och introduktion – är inte ovanliga i lex Maria-ärenden, enligt Carin Gyllander.

- Vi påtalar det ofta. Speciellt i tider då inhyrd personal används måste man lägga stor vikt vid introduktion, säger hon.

I Region Skåne används hela fem olika journalsystem, och de har i olika grad funktioner för bevakning av remisser, vilket enligt Nils I Nilsson också krånglar till det för vikarierande personal.

- Det är komplicerat med så många olika journalsystem, det är uppenbart att det kan bli fel, säger han.

Ny praxis i regionen

På den aktuella vårdcentralen har verksamhetschefen utarbetat rutiner för remisshantering efter händelsen.

Leverantören av journalsystemet har också ändrat sitt system. Numera varnas med röda bokstäver för att remisser inte sparas i den ingång i systemet som den vikarierande läkaren använde. 

Även centralt har Primärvården Skåne infört nya gemensamma rutiner.

- På primärvårdens intranät har vi lagt ut riktlinjer om remissansvar, så att alla kan läsa dem. Så numera har alla Skånes vårdcentraler samma rikt­linjer för remisshantering, säger Nils I Nilsson.
Alla journalsystem har i olika grad bevakningssystem för remissvar. I normalfallet fyller också den som skickar remissen i när remissvaret kan förväntas.

- Sekreterarna ska gå igenom bevakningslistan en gång i månaden och kontrollera vilka svar som saknas. Vi hoppas på en automatiserad bevakning men det har inte kommit än, säger Nils I Nilsson.
I mars i år utfärdades dessutom en ny praxis för remiss­övervakning som gäller i hela Region Skåne.

Bristande rutiner vid introduktion

Detta hände …
Ett remissvar kom bort, vilket ledde till att en patient med malignt melanom diagnostiserades flera månader senare än vad som hade varit möjligt.

… beroende på:
Vårdcentralen hade bland annat bristande rutiner när det gällde att introducera nya medarbetare och för hantering av remiss- och provsvar.

Så borde de ha gjort:
Haft tydliga rutiner för att introducera personal i användning av datorjournalsystemet och entydiga och patientsäkra rutiner för bevakning av remissvar.

Nya riktlinjer ska ge bättre säkerhet

Primärvården i Skåne har tagit fram gemensamma riktlinjer för remiss- och provsvarshantering. Nedan följer några exempel på säkerhetsåtgärder:
» Kopia av ”tidskritiska” remisser – där tillståndet innebär hot mot livet och svar krävs inom en månad – ska sparas i en pärm.
» Läkarsekreterare ska gå igenom remissbevakningslista en gång per månad för att kontrollera att svar har inkommit.
» När det gäller laboratorieprover ska undersköterska eller biomedicinsk analytiker en gång per månad kontrollera om det saknas svar på beställda prover.
Källa: ”remiss- och provsvarshantering – rutiner” primärvården skåne

Fotnot:

Dagens Medicin har sökt verk­samhets­chefen för den aktuella vårdcentralen. Han har inte velat kommentera händelsen.

Dela artikeln:


Dagens Medicins nyhetsbrev

Välj nyhetsbrev

Se fler branschtitlar från Bonnier News