”Det krävs en förändring”

En ny avhandling visar att om IT-systemen inte blir bättre anpassade efter verksamhetens behov och mer flexibla finns risk för att användarna hittar på egna sätt för att kringgå problemen, vilket kan resultera i ineffektiva arbetssätt samt informations- och säkerhetsbrister. Remisser kan till exempel missas i systemet, vilket kan leda till onödigt lidande för patienter samt att vårdgarantin inte uppfylls.

– Det är allmänt känt att systemen inte fungerar så bra som de skulle kunna. Jag blir förvånad över att man inte tagit tag i det här problemet tidigare, säger Rebecka Janols doktorand vid Uppsala universitet, som står bakom avhandlingen.

Hon har kommit fram till att användbarheten av IT-systemen och hur de införs är de största problemen. För att förbättra användningen av systemen har hon därför, med studien som utgångspunkt, tagit fram några nyckelprinciper med rekommendationer till bland annat vårdpersonal och leverantörer av IT-system.

Rebecka Janols föreslår att systemen ska bli mer flexibla genom att uppdateras i takt med att tekniken och behoven förändras. Hon menar även att införandet och användandet av systemen måste ses som en del i verksamhetsutvecklingen, i stället för enbart som ett projekt.

– De tydligaste resultaten av mina studier visar att det finns stora problem som fortfarande inte är lösta. Ett problem är att systemen inte kan förändras, vilket gör att läkarna slutar engagera sig, inte för att de är nöjda, utan för att de inte får gehör samt att systemen ändå inte förändras. Användarna hittar egna sätt att kringgå problemen och det kan leda till säkerhetsbrister och informationsluckor, säger Rebecka Janols.

Studierna visar även att det är en stor klyfta mellan hur vårdpersonalen och IT-avdelningen ser på systemen. Vårdpersonalen ser det som ett IT-system medan IT-avdelningen ser det som ett verksamhetssystem. Vårdpersonalen ser det inte som sitt system eftersom de inte får vara med och påverka. Dessutom tycker de att systemen har en låg användbarhet medan IT-avdelningen och leverantörerna tycker att det är användarna som ska anpassa sig.

– Jag tror att det krävs en förändring från båda sidorna. Personalen måste engagera sig ännu mer och inte ge upp, samtidigt som IT-systemen måste bli mer flexibla så att de går att anpassa tillräckligt mycket efter användarna, säger Rebecka Janols.

Avhandlingen bygger på ett samarbetsprojekt med Landstinget i Uppsala län som pågick under två och ett halvt år samt kompletterande studier i andra landsting och studier i Nya Zeeland. Rebecka Janols har intervjuat och observerat ett 100-tal användare av IT-systemen från olika yrkesgrupper inom vården. Ungefär hälften var djupintervjuer med vårdpersonal.

Läs avhandlingen:

Rebecka Janols. Evolving Systems – Engaged Users: Key Principles for Improving Region-wide Health IT Adoption.

MICAELA TORESSON