Få hela storyn
Starta din prenumeration

Prenumerera

Nyheter

Fler e-fakturor skulle spara stora pengar åt landstingen

Publicerad: 9 november 2005, 15:03

Landstingen kan fortfarande bli bättre på att använda e-fakturor, vilket skulle kunna ge stora besparingar. Idagsläget skannar många landsting in pappersfakturor.


- Ren e-fakturering, det vill säga att en faktura skickas elektroniskt från säljare till beställare, är än så länge inte så vanligt i landstingen. Däremot är det vanligt att överföra inkommande pappersfakturor till elektroniskt format med skanning, säger Kerstin Wiss Holmdahl, förbundsjurist på Sveriges Kommuner och Landsting, och ansvarig för frågor kring e-handel.

Hon uppskattar att en tredjedel av landstingen gör inköp elektroniskt och får e-fakturor, men Sveriges Kommuner och Landsting har inte gjort någon rikstäckande undersökning av användningen.

Region Skåne var tidigt ute med elektronisk fakturahantering för leverantörsfakturor. 2002 startades systemet i den första förvaltningen och i dag används det i princip i hela regionen. Varje år skannas 500000 leverantörsfakturor in och all fakturahantering internt sker sedan elektroniskt.

- Det har medfört enorma fördelar. Ordning och reda framför allt, och bättre säkerhet i fakturahanteringen. Eftersom fakturorna finns elektroniskt kan de behöriga lätt få tillgång till dem för till exempel attestering, i stället för om de finns i en pärm på ekonomiavdelningen, säger Ann Djerf-Svensson, systemansvarig för fakturakontroll i Region Skåne.

Enligt henne har e-faktureringen gjort fakturahanteringen snabbare. Nästa steg är att få in fakturorna elektroniskt från början och slippa skanningen, men ännu finns inget påbörjat projekt för det.

Stora tidsbesparande vinster  Enligt en färsk rapport från Ekonomistyrningsverket skulle staten kunna spara mellan 2och 4miljarder kronor under en femårsperiod om alla myndigheter införde elektronisk fakturering. Hur stor besparingen skulle bli beror på i vilken takt myndigheterna övergår till e-fakturering. Den största vinsten är att man sparar tid när manuella moment försvinner.   För landstingen, som oftare köper varor i större volymer, till exempel sjukvårdsmateriel, görs den stora vinsten om även inköpen sker elektroniskt - inte bara fakturahanteringen, anser Kerstin Wiss Holmdahl på Sveriges Kommuner och Landsting.

Ett sådant system för beställningar finns i Landstinget Västernorrland sedan nästan tre år tillbaka. Där gör användaren beställningar via datorn i stället för att ringa eller faxa till leverantörerna. I systemet finns leverantörernas produktkataloger inlagda.

- Beställaren kryssar för vilka artiklar han eller hon vill köpa och trycker på beställningsknappen. När leveransen gjorts skickar leverantören en elektronisk faktura som kommer till betalarens brevlåda. Han eller hon attesterar och trycker på betalaknappen, säger Ulf Bolin, ekonomiservicechef i Landstinget Västernorrland.

Har sänkt kostnaden per faktura  Hittills har Landstinget Västernorrland fokuserat på arbetet med att skanna in alla pappersfakturor, men nu när det arbetet är klart är nästa steg att få in fler leverantörer i beställningssystemet. I dagsläget är sex leverantörers produktkataloger inlagda.

- Genom att få in de leverantörer vi har avtal med i systemet är det lättare att följa avtalen och därmed kunna få billigare produkter, säger Ulf Bolin.

Eftersom det kostar att skanna in pappersfakturor är det billigare för landstinget att få elektroniska fakturor. Men jämfört med att manuellt hantera pappersfakturor är inskanning och därefter elektronisk fakturahantering en vinst.

- I dag är vår hanteringskostnad för varje leverantörsfaktura 11kronor. I det priset ingår kostnaden för skanning, systemet och användarsupport med mera. Att hantera en oskannad pappersfaktura kostade oss tidigare 35 kronor, säger Ulf Bolin.

I Västra Götalandsregionen är det i dagsläget inskanning av pappersfakturor som gäller.

- Alla sjukhus i regionen har elektronisk hantering av inskannade leverantörsfakturor och under nästa år tas de första stegen mot elektroniska inköp, säger Bjarne Tveitan, koncernredovisningschef inom Västra Götalandsregionen.

Har utvecklat en enkel standard  Sveriges Kommuner och Landsting har utvecklat en enkel standard för e-fakturor, Svefakturan. Den är tänkt som ett alternativ till skanning av pappersfakturor och består av det nödvändigaste grundinnehållet i en faktura. Fakturan baseras på ebXML och UBL, se faktaruta. För att den ska kunna skickas säkert över internet via HTTPS används ebXML:s ebMS, en internationell standard för elektroniska dokument.

Ekonomistyrningsverket föreslår i sin rapport om e-fakturering att det blir obligatoriskt för myndigheter att införa e-fakturor.

FOTNOT: I Danmark infördes en lag den 1 februari 2005, som innebär att alla fakturor till offentliga myndigheter ska inkomma i elektroniskt format. Den offentliga sektorn har krav på sig att kunna ta emot fakturor i OIOXML-format, en dansk standard baserad på UBL, se faktaruta här intill.

Sara Nilsson

Dela artikeln:


Dagens Medicins nyhetsbrev

Välj nyhetsbrev