Få hela storyn
Starta din prenumeration

Prenumerera
Innehåll från Invajo

Invajo vill revolutionera medicinska konferenser

"Våra eventhanteringsverktyg är utvecklade tillsammans med läkare och tar avstamp i den medicinska professionen. Dessa verktyg har nu använts vid stora vetenskapliga konferenser i nära ett decennium”, berättar Anderas Andersson, operativ chef på Invajo.

Publicerad: 7 oktober 2022, 09:50


Efter flera år av pandemi har det fysiska mötet kanske aldrig känts så är viktigt som nu. Men det digitala inslaget kommer ändå fortsätta att vara förväntat och en viktig del även framöver.

Medicinska konferenser är speciella att arrangera jämfört med många andra evenemang, inte minst på grund av långa löptider och stora informationsflöden. Välkända internationella konferenser kan få tusentals abstracts från hoppfulla forskare som vill presentera just sin forskning. Detta samtidigt som tidsschemat oftast ger plats för enbart några hundra bidrag.

“Där är urvalsprocessen viktig - möjligheten att se över, rösta på och välja bland de bidrag som kommer in. Digitala verktyg har verkligen revolutionerat den processen. Det är tufft för en enstaka person att ha koll på allt som kommer in, men enkelt för ett smart system”, förklarar Andreas Andersson, projekt- och leveransansvarig på Invajo.

Tillsammans med läkare har han och kollegan Joakim Birgersson utvecklat en konferensplattform som är specialanpassad för stora medicinska konferenser med allt vad dessa innebär - oavsett om det handlar om fysiska event eller digitala möten. Plattformen är idag en del av Invajo. Vi träffar Andreas Andersson för att få svar på frågor kring hur man lyckas med en vetenskaplig konferens.

Vilka är Invajo egentligen?

Vi är ett svenskt företag som erbjuder en eventhanteringsplattform för stora och små kunder inom flera branscher.

Genom plattformen erbjuder vi riktade bokningsmöjligheter, avancerad deltagarhantering, materialdelning, interaktivitet, streaming, hantering av abstrakt, schemaläggning och mycket, mycket mer. Vi bistår utöver detta också ofta med utökade tjänster såsom app- och hemsidebyggen.

På vilket sätt är medicinska och vetenskapliga konferenser speciella att organisera?

Medicinska konferenser har ofta en ganska lång löptid, ibland flera år, och fler rörliga delar. Utöver det sociala nätverkandet sker det ett stort informationsutbyte i form av forskningsmaterial som ska delas och debatteras. Under tiden som materialet kommer in och sållas av konferensens kommitté och sakkunniga ska ändringar fortfarande kunna göras i helheten. Ansökande behöver kunna dra tillbaka ansökningar, man ska presentera ett program, kanske göra en app och - förstås - ha koll på all övrig logistik.

På vilket sätt är ni specialiserade på just vetenskapliga konferenser och varför är det så viktigt?

Många tror att den teknik som redan finns bara ”ska funka”. Men det vi vet är att själva tekniken i sig är så pass bärande att hur den är utformad faktiskt påverkar själva helhetsupplevelsen av konferensen - både vad man kan och inte kan göra.

Vi har under lång tid arbetat med just denna typ av möten och har en förståelse för hela processen. Våra system är utformade för att möta de specifika problem våra kunder möter. Vi kan ge tips och råd, finnas med från start till utförande och utvecklar plattformen kontinuerligt i dialog med våra kunder. Det har hittills varit väldigt uppskattat.

Kan du ge ett konkret exempel på hur arbetet fungerar?

Ja, under exempelvis Kirurgveckan, som är en av de största årligen återkommande medicinska kongresserna i Sverige, har vi ända sedan 2014 hjälpt till att skapa en sömlös upplevelse i olika kapacitet. Eventet är ett samarbete mellan många olika delföreningar, där alla ska kopplas på med sitt individuella program till den större kongressen. Många är involverade och kommunikation och urval av talare och presentatörer görs med hjälp av och genom Invajos plattform och support.

År 2021 var samarbetet med Kirurgveckan extra utmanande, då de använde vår virtuella plattform för att skapa ett hybridevenemang där anmälda kunde delta på distans. Det innebar för oss att vi behövde ha hand om flera parallellt strömmade livesessioner där allt skulle klaffa mellan talare, produktionsteam och plattform. För deltagarna innebar det en större bekantskap med oss som företag då de fick en egen inloggning där de kunde spara ett individuellt schema, strömma missade eller pågående sessioner och interagera med utställare och medbesökare digitalt. Det var en fantastisk känsla när allt gick i lås och blev lyckat!

Vilka kunder inom det vetenskapliga området har ni arbetat med under den senaste tiden?

I år har vi bland annat varit en del av flera medicinska större möten som Kardiovaskulära Vårmötet, Kirurgveckan, SFOG-veckan och Röntgenveckan. Under det senaste året har vi också blivit upphandlade av Lunds Universitet, Malmö Universitet, Sveriges Lantbruksuniversitet med flera.

Hur ser ni på framtiden vad gäller medicinska konferenser?

Pandemin ändrade mycket inom mötesbranschen, inte minst för den medicinska professionen. Möjligheten att hålla hybrida arrangemang kommer att fortsätta vara en viktig del i många av de stora medicinska kongresserna även efter pandemin. Där ser vi en spännande utveckling som inte bara innebär att tekniken förändras och utvecklas utan också att det ändrar själva förutsättningarna för deltagandet i sig.

Med dessa hybrida mötesformer kan vi helt plötsligt möjliggöra kunskapsutbyte mellan länder och aktörer som tidigare inte haft samma möjlighet att stå i kontakt. Kostnader för resa, visum och logi står inte längre i vägen för medverkan vid en konferens och vi hoppas att vi kommer se nya typer av relationer och idéutbyten på en mycket mer “rättvis” basis.

Möjligheten att delta digitalt och strömma sessioner i efterhand ger också nya intäktsmöjligheter för arrangörerna. Nu kan de marknadsföra sina konferenser till en bredare publik och sälja bitar av arrangemanget långt efter det är över. Men det ställer också större krav på arrangörerna, både vad gäller att nå ut med ett arrangemang och att sätta upp en ekonomisk modell som passar de nya förutsättningarna. Där har vi en väg kvar att gå. Detta eftersom många arrangörer fortfarande utgår från en gammal mötesmodell men med nya tekniska krav, vilket i slutändan innebär högre kostnader.

Hur ska man göra om man vill veta mer om era lösningar för konferenser?

Ni kan kontakta mig direkt på andreas.andersson@invajo.com. Eller gå in på vår hemsida och boka en kostnadsfri demo, www.invajo.com.

Andreas Andersson, projekt- och leveransansvarig på Invajo.

.

Texten är en annons från Invajo